Ogłoszenie otwartego konkursu ofert na wsparcie realizacji zadań publicznych w zakresie rozwoju kultury w powiecie tczewskim w 2019 roku

Zgodnie z uchwałą Nr 6/25/2018 Zarządu Powiatu Tczewskiego z dnia 20 grudnia 2018 r. ogłasza się otwarty konkurs ofert na wsparcie realizacji zadań publicznych w zakresie rozwoju kultury w powiecie tczewskim w okresie od 1 marca 2019 r. do 31 grudnia 2019 r. 

Termin składania ofert: do dnia 21 stycznia 2019 r. do godz. 15:00 – w wersji elektronicznej oraz do dnia 22 stycznia 2019 r. do godz. 15:00 – w wersji papierowej.

Treść ogłoszenia poniżej.


Działając na podstawie art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2018 r. poz. 450 z późn. zm.), w  związku z § 10 ust. 2 pkt 1 Wieloletniego Programu Współpracy Powiatu Tczewskiego z Organizacjami Pozarządowymi oraz Podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie na lata 2016-2019, stanowiącego załącznik do uchwały Nr XII/82/2015 Rady Powiatu Tczewskiego z dnia 30 listopada 2015 r.

ZARZĄD POWIATU TCZEWSKIEGO

ogłasza otwarty konkurs ofert na wsparcie realizacji zadań publicznych w zakresie rozwoju kultury w powiecie tczewskim w okresie od 1 marca 2019 r. do 31 grudnia 2019 r.

Rozdział 1.

Rodzaj i zakres zadań konkursowych

1. Konkurs ma na celu wyłonienie ofert i zlecenie podmiotom prowadzącym działalność pożytku publicznego realizacji zadań z zakresu rozwoju kultury w powiecie tczewskim wyszczególnionych w priorytetowych zadaniach publicznych Programu Współpracy Powiatu Tczewskiego z Organizacjami Pozarządowymi oraz Podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie na 2019 rok.

2. Do zadań konkursowych należy:

1) organizowanie imprez kulturalnych, konferencji i prelekcji na terenie powiatu, w szczególności związanych z promocją dziedzictwa kulturowego regionu kociewskiego;

2) udział w festiwalach, przeglądach i konkursach oraz w innych przedsięwzięciach kulturalnych;

3) organizowanie warsztatów twórczych;

4) organizowanie na terenie powiatu wydarzeń patriotycznych.

Rozdział 2.

Wysokość środków przeznaczonych na realizację zadań konkursowych

1. Zarząd Powiatu Tczewskiego przeznacza na realizację zadań konkursowych środki finansowe w wysokości 90.000 zł (dziewięćdziesiąt tysięcy złotych). 

2. Środki finansowe zostaną rozdzielone pomiędzy uprawnionych oferentów, których oferty zostaną wybrane do realizacji w niniejszym konkursie.

3. Zaplanowane środki finansowe mogą być przeznaczone na wydatki bieżące, tj. z wyłączeniem nakładów inwestycyjnych.

Rozdział 3.

Termin i warunki realizacji zadań konkursowych

1. Realizacja zadań zgłoszonych do konkursu powinna rozpocząć się nie wcześniej niż 1 marca 2019 r. i zakończyć się nie później niż 31 grudnia 2019 r.

2. Zlecenie realizacji zadań konkursowych odbywać się będzie w formie wsparcia realizacji wybranych zadań konkursowych wraz z udzieleniem dotacji na dofinansowanie ich realizacji, z zastrzeżeniem ust. 3, 4 i 5.

3. Całkowity wkład własny oferenta, na który składają się środki finansowe własne i/lub środki finansowe z innych źródeł i/lub wkład osobowy, musi stanowić co najmniej 10 % wartości zadania.

4. Finansowy wkład własny oferenta, na który składają się środki finansowe własne i/lub środki finansowe z innych źródeł, musi stanowić co najmniej 5 % wartości dotacji.

5. Koszty obsługi zadania, w tym koszty administracyjne, nie mogą przekroczyć 15%  całkowitych kosztów zadania, z zastrzeżeniem ust. 6.

6. W kalkulacji przewidywanych kosztów należy rozdzielić koszty merytoryczne oraz koszty obsługi zadania, w tym koszty administracyjne, tj.:

1) koszty merytoryczne, to koszty bezpośrednio związane z realizacją zadania, np. honoraria i wynagrodzenia dla osób bezpośrednio zatrudnionych przy realizacji zadania na podstawie umowy o dzieło/zlecenia (specjaliści, trenerzy, wykładowcy), zakup usług, zakup rzeczy, zakup nagród, promocja zadania, wynajem sali, obiektów, narzędzi, koszty wyżywienia, transportu;

2) koszty obsługi zadania, w tym koszty administracyjne, stanowią tę część kosztów, które nie mogą zostać bezpośrednio przyporządkowane do konkretnego działania lub usługi, będących wynikiem realizowanego zadania, w tym m. in. koszty zarządu (np. koordynacja zadania, obsługa księgowa zadania), opłaty administracyjne związane z realizowanym zadaniem (np. opłaty za najem powierzchni biurowych), opłata za media w zakresie związanym z obsługą administracyjną zadania, usługi pocztowe, telefoniczne, internetowe, koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych zużytych na potrzeby zadania;

3) niedopuszczalna jest sytuacja, w której koszty administracyjne zostaną wykazane w ramach kosztów merytorycznych.

Rozdział 4.

Warunki uczestnictwa w konkursie i sposób przygotowania oferty

1. Podmiotami uprawnionymi do złożenia oferty są organizacje pozarządowe i podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2018 r. poz. 450, z późn. zm.), które łącznie spełniają następujące warunki:

1) prowadzą działalność statutową w dziedzinie objętej konkursem;

2) zamierzają realizować zadanie na rzecz mieszkańców powiatu tczewskiego;

3) dysponują odpowiednią kadrą zdolną do realizacji zadania będącego przedmiotem konkursu;

4) posiadają doświadczenie i/lub warunki niezbędne do realizacji zadania będącego przedmiotem konkursu.

2. Warunkiem przystąpienia do konkursu jest złożenie oferty w formie papierowej oraz poprzez system informatyczny „Witkac.pl”.

3. Oferta dla swej ważności wymaga podpisu/podpisów osoby/osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta/oferentów. Oferta powinna być podpisana w sposób umożliwiający identyfikację osoby podpisującej (podpis czytelny lub opatrzony pieczątką imienną).

4. Do oferty konkursowej należy dołączyć następujące załączniki:

1) aktualny odpis z rejestru lub wyciąg z ewidencji (w przypadku KRS nie ma tego obowiązku) lub inny dokument potwierdzający status prawny oferenta i umocowanie osób go reprezentujących – w przypadku kopii załączony dokument wymaga potwierdzenia za zgodność z oryginałem, z aktualną datą i podpisem osoby uprawnionej;

2) upoważnienie do działania w imieniu oferenta – jeżeli to wynika ze sposobu reprezentacji podmiotu oraz w przypadku, gdy ofertę podpisała/podpisały osoba/osoby inne niż umocowane do reprezentacji zgodnie z rejestrem – w przypadku kopii załączony dokument wymaga potwierdzenia za zgodność z oryginałem, z aktualną datą i podpisem osoby uprawnionej.

5. W niniejszym postępowaniu konkursowym mają zastosowanie wzory dokumentów, tj. wzór oferty realizacji zadania publicznego, ramowy wzór umowy o realizację zadania publicznego oraz wzór sprawozdania z wykonania zadania publicznego, określone w załącznikach Nr 1, 3 i 5 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300), w związku z § 2 pkt 1 rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).

6. Wzory dokumentów, o których mowa w ust. 5, dostępne są na stronie powiatowej https://ngo.powiat.tczew.pl w zakładce: Konkursy ofert > Druki i wzory formularzy.

Rozdział 5.

Termin i miejsce składania ofert

1. Oferty realizacji zadań konkursowych należy złożyć w wersji elektronicznej oraz papierowej:

1) do dnia 21 stycznia 2019 r. do godz. 15:00 – w wersji elektronicznej za pośrednictwem elektronicznego generatora ofert Witkac.pl udostępnionego na stronie https://witkac.pl, oraz

2) do dnia 22 stycznia 2019 r. do godz. 15:00 – w wersji papierowej – w postaci wygenerowanego z systemu informatycznego Witkac.pl potwierdzenia złożenia oferty (opatrzonego datą i podpisami osób uprawnionych) wraz z  kompletem wymaganych załączników.

2. Potwierdzenie złożenia oferty wraz z wymaganym kompletem załączników należy złożyć w kopercie opatrzonej nazwą oferenta z adnotacją „Konkurs ofert – rozwój kultury w powiecie tczewskim 2019” w Biurze Obsługi Klienta Starostwa Powiatowego w Tczewie, 83-110 Tczew, ul. Piaskowa 2 (w przypadku ofert wysłanych drogą pocztową lub kurierską decyduje data wpływu do Starostwa).

3. W przypadku kilku ofert, każdą ofertę należy złożyć w oddzielnej kopercie wraz z kompletem załączników.

4. Złożenie wygenerowanej z systemu informatycznego Witkac.pl oferty realizacji zadania publicznego (opatrzonej datą i podpisami osób uprawnionych) zamiast wymaganego potwierdzenia złożenia oferty jest równoznaczne ze złożeniem potwierdzenia złożenia oferty i pozostanie bez wpływu na wynik oceny formalnej.

Rozdział 6. 

Tryb i kryteria oceny ofert konkursowych

1. Złożone oferty będą podlegały ocenie formalnej i merytorycznej przeprowadzonej w oparciu o wybrane kryteria oceny ofert określone w załącznikach do uchwały Nr 97/308/2016 Zarządu Powiatu Tczewskiego z dnia 13 października 2016 r. w sprawie określenia wzorów formularzy do przeprowadzenia oceny formalnej i merytorycznej ofert realizacji zadań publicznych Powiatu Tczewskiego. Ocena formalna i merytoryczna przeprowadzona będzie przy użyciu systemu informatycznego Witkac.pl.

2. Przyjmuje się następujące kryteria oceny ofert konkursowych:

1) kryteria oceny formalnej:

a) ofertę złożono w terminie określonym w ogłoszeniu konkursowym (dotyczy wersji elektronicznej i papierowej),

b) ofertę złożył uprawniony podmiot (działalność statutowa oferenta zgadza się z zakresem zadania publicznego będącego przedmiotem konkursu),

c) proponowane zadanie jest zgodne z zakresem konkursu (zgodne z założeniami konkursu),

d) oferta została podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania oferenta,

e) oferta posiada wymagane załączniki (do oferty w wersji papierowej dołączono wymagane dokumenty);

2) kryteria oceny merytorycznej:

a) wykazana potrzeba realizacji zadania publicznego (0-5 pkt) – w jakim stopniu problem został zidentyfikowany i opisany wraz z danymi potwierdzającymi występowanie danego problemu,

b) adresaci zadania, w tym ich opis i liczba (0-3 pkt) – w jakim stopniu trafnie jest zidentyfikowana i scharakteryzowana grupa docelowa, w jaki sposób oferent planuje dotrzeć do grupy i ją zrekrutować do udziału w projekcie,

c) planowane działania w zakresie realizacji zadania i ich spójność z celami (0-5 pkt) – w jakim stopniu opisane działania są szczegółowo i zrozumiale opisane, w jakim stopniu zaplanowane działania są przydatne dla beneficjentów i/lub pomogą w osiągnięciu zakładanych celów,

d) zakładane  rezultaty realizacji zadania (0-5 pkt) – w jakim stopniu opisane rezultaty są wymierne i możliwe do osiągnięcia, w jakim stopniu opisane rezultaty zadania będą trwałe,

e) spójność opisu działań z harmonogramem (0-3 pkt) – w jakim stopniu opisane działania zostały uwzględnione w harmonogramie,

f) kwalifikacje i/lub doświadczenie osób zaangażowanych w realizację zadania  (0-3 pkt) – w jakim stopniu wykazany poziom kwalifikacji i doświadczenia kluczowych osób jest adekwatny do zakresu i skali projektu,

g) spójność kosztorysu z opisem  poszczególnych działań i harmonogramem (0-3 pkt) – w jakim stopniu budżet został sporządzony w sposób szczegółowy i przejrzysty, w jakim stopniu koszty ujęte w budżecie są spójne z opisem działań i niezbędne do realizacji projektu,

h) realność kosztów i poprawność ich wyliczeń (0-3 pkt) – w jakim stopniu przyjęte stawki jednostkowe są adekwatne i realne do zakresu i skali planowanych działań, czy zastosowano właściwe rodzaje miary,

i) udział dotacji w całkowitych kosztach zadania (0-3 pkt) – liczba przyznanych punktów uzależniona będzie od procentowego udziału dotacji w całkowitych kosztach zadania, i tak: od 70 do 89,99 % – 1 pkt, od 50 do 69,99 % – 2 pkt, poniżej 50 % – 3 pkt,

j) udział innych środków finansowych w stosunku do wnioskowanej dotacji (0-3 pkt) – liczba przyznanych punktów uzależniona będzie od zadeklarowanego przez oferenta wkładu finansowego w stosunku do wnioskowanej dotacji,  i tak: powyżej wymaganej wartości minimalnej 5% – 1 pkt, powyżej 30% – 2 pkt, powyżej 50% – 3 pkt,

k) zasoby rzeczowe (0-3 pkt) – czy oferent przewidział do wykorzystania przy realizacji zadania zasoby rzeczowe własne i/lub pozyskane nieodpłatnie z innych źródeł, czy wykazane zasoby rzeczowe są adekwatne do zakresu i skali planowanych działań,

l) doświadczenie organizacji w realizacji zadań podobnego rodzaju (0-2 pkt) – w jakim stopniu oferent/oferenci posiadają doświadczenie w realizacji podobnych projektów, w tym merytoryczne i co do skali przedsięwzięcia;

3) kryterium oceny końcowej - uśredniona wartość punktowa oceny merytorycznej (0-41 pkt).

3. Przebieg oceny formalnej ofert konkursowych:

1) ocenę formalną przeprowadzą pracownicy Wydziału Zdrowia, Spraw Społecznych i PFRON;

2) w przypadku, gdy złożona oferta nie spełnia wymogów, o których mowa w ust. 2 pkt 1 lit. d – e oferent zostanie wezwany do ich uzupełnienia w terminie 3 dni roboczych od daty zamieszczenia informacji o brakach formalnych;

3) informacja o konieczności uzupełnienia oferty zostanie zamieszczona w systemie informatycznym Witkac.pl, w Biuletynie Informacji Publicznej Powiatu Tczewskiego https://bip.powiat.tczew.pl  , na stronie powiatowej https://ngo.powiat.tczew.pl   oraz wywieszona  na tablicy ogłoszeń w siedzibie Starostwa Powiatowego w Tczewie;

4) oferent jest zobowiązany do samodzielnego śledzenia strony internetowej ogłaszającego konkurs, a także do weryfikacji swojego konta w systemie informatycznym Witkac.pl oraz konta e-mail, do którego adres podał w trakcie rejestracji do systemu informatycznego Witkac.pl;

5) odrzucone z przyczyn formalnych będą oferty w przypadku niespełnienia wymogów określonych w ust. 2 pkt 1 lit. a – c oraz w przypadku, gdy oferent nie uzupełni braków formalnych, do których zostanie wezwany.

4. Przebieg oceny merytorycznej ofert konkursowych:

1) ocenie merytorycznej podlega każda oferta oceniona pozytywnie na etapie oceny formalnej;

2) oferty rozpatrzone pozytywnie pod względem formalnym będą zbiorczo przekazane do komisji konkursowej powołanej uchwałą Nr 214/681/2018 Zarządu Powiatu Tczewskiego z dnia 7 listopada 2018 r. w celu zaopiniowania ofert realizacji zadań publicznych z zakresu rozwoju kultury w powiecie tczewskim;

3) komisja konkursowa w trakcie oceny, w uzasadnionych przypadkach, będzie mogła wezwać oferenta do złożenia wyjaśnień;

4) komisja konkursowa może określić możliwy do dofinansowania merytoryczny zakres zadania przedstawiony w ofercie, zaproponować kwotę dofinansowania, a także wskazać pozycje wymienione w budżecie zadania, które zostaną objęte dofinansowaniem;

5) komisja konkursowa dokonuje oceny ofert po zebraniu indywidualnych ocen członków komisji konkursowej zgodnie z przyjętymi kryteriami oceny merytorycznej;

6) średnia arytmetyczna punktów przyznanych ofercie przez wszystkich obecnych na posiedzeniu członków komisji konkursowej stanowi ocenę oferty;

7) wynik oceny ofert komisja konkursowa przedstawi Zarządowi Powiatu Tczewskiego, preferowane do dofinansowania będą oferty, które uzyskają minimum 25 punktów z uśrednionej wartości punktowej oceny merytorycznej.

5. Na wynik oceny formalnej i merytorycznej nie będą miały wpływu oczywiste pomyłki pisarskie polegające w szczególności na niezamierzonym przekręceniu, opuszczeniu wyrazu, błędzie pisarskim lub mającym postać innej niedokładności przypadkowej.

Rozdział 7.

Rozstrzygnięcie konkursu ofert

1. W przypadku dużej liczby ofert – nie wszyscy oferenci, którzy spełnili wymagania formalne i merytoryczne, mogą zostać uwzględnieni przy podziale środków finansowych przeznaczonych na realizację przedmiotowego zadania w sytuacji, gdy zostanie wyczerpana kwota środków przeznaczonych na konkurs. O przyznaniu dofinansowania decydować będzie liczba punktów uzyskanych przez daną ofertę w relacji do pozostałych ofert.

2. Decyzję o wyborze ofert i o udzieleniu dotacji podejmie Zarząd Powiatu Tczewskiego w formie uchwały biorąc pod uwagę opinię komisji konkursowej. Uchwała będzie podstawą do zawarcia z podmiotami, których oferty będą wybrane w konkursie, pisemnych umów szczegółowo określających warunki i termin realizacji zadania oraz sposób rozliczenia przyznanej dotacji.

3. Rozstrzygnięcie otwartego konkursu ofert nastąpi w terminie do dnia 28 lutego 2019 r.

4. Informacja o rozstrzygnięciu zostanie zamieszczona w systemie informatycznym Witkac.pl, w Biuletynie Informacji Publicznej Powiatu Tczewskiego https://bip.powiat.tczew.pl  , na stronie powiatowej https://ngo.powiat.tczew.pl   oraz wywieszona na tablicy ogłoszeń w siedzibie Starostwa Powiatowego w Tczewie. 

Rozdział 8.

Finansowanie i warunki realizacji zadania

1. Warunkiem przekazania dotacji będzie zawarcie umowy z zachowaniem formy pisemnej.

2. W przypadku otrzymania dotacji w pełnej wysokości o jaką oferent wnioskował, złożona oferta jest wiążąca, z wyjątkiem sytuacji, w której oferent celem aktualizacji przedstawi zaktualizowany harmonogram realizacji zadania publicznego.

3. W przypadku otrzymania dotacji w wysokości mniejszej od wnioskowanej, oferent zobowiązany jest do określenia, czy zmniejsza zakres rzeczowy realizacji zadania oraz do przedłożenia zaktualizowanego harmonogramu i kosztorysu zadania, który stanowić będzie podstawę do zawarcia umowy.

4. W przypadku zawarcia umowy oferent zobowiązany będzie do informowania we wszystkich materiałach promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych i edukacyjnych, które dotyczą realizowanego zadania, że zadanie jest dofinansowane ze środków Powiatu Tczewskiego oraz do umieszczenia logo powiatu, pobranego ze strony https://ngo.powiat.tczew.pl   – zakładka Logotypy.

5. Podmiot po zakończeniu realizacji zadania zobowiązany będzie do złożenia sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania.

6. Za koszty kwalifikowane uznane będą koszty, które:

1) były niezbędne do prawidłowej realizacji zadania;

2) zostały uwzględnione w kosztorysie;

4) zostały faktycznie poniesione w okresie realizacji zadania;

5) zostały poparte stosownymi dokumentami i wykazane w dokumentacji finansowej oferenta.

7. Warunkiem rozliczenia dotacji jest zaakceptowanie złożonego sprawozdania przez Zarząd Powiatu Tczewskiego.

Rozdział 9.

Informacja o zrealizowanych zadaniach tego samego rodzaju w roku bieżącym i poprzednim

1. W 2018 roku organizacjom pozarządowym na realizację zadań objętych niniejszym konkursem przekazano środki finansowe w wysokości 90.000 zł. Zgodnie z uchwałą Zarządu Powiatu Tczewskiego Nr 168/566/2018 z dnia 25 stycznia 2018 r. dotacje przyznano  12 organizacjom na realizację 14 zadań. Uchwała dostępna jest w Biuletynie Informacji Publicznej https://bip.powiat.tczew.pl.

2. W 2017 roku organizacjom pozarządowym na realizację zadań objętych niniejszym konkursem przekazano środki finansowe w wysokości 90.000 zł. Dotacji udzielono 13 organizacjom na realizację 16 zadań - uchwała Zarządu Powiatu Tczewskiego Nr 116/389/2017 z dnia 16 lutego 2017 r., Nr 150/504/2017 z dnia 21 września 2017 r. oraz Nr 151/509/2017 z dnia 29 września 2017 r. Uchwały dostępne są w Biuletynie Informacji Publicznej https://bip.powiat.tczew.pl.

Rozdział 10.

Postanowienia końcowe

1. Zastrzega się prawo do odwołania konkursu ofert przed upływem terminu na złożenie ofert oraz do przedłużenia terminu składania ofert lub przełożenia terminu rozstrzygnięcia konkursu ofert.

2. Szczegółowe informacje o konkursie, w tym materiały konkursowe, można uzyskać w Wydziale Zdrowia, Spraw Społecznych i PFRON Starostwa Powiatowego w Tczewie, ul. Piaskowa 2, 83-110 Tczew, tel. 58 7734916 lub 58 7734913, e-mail: zdrowie@powiat.tczew.pl. 

Załączniki