Otwarty konkurs ofert ogłasza organ wykonawczy samorządu, w gminach – wójt (burmistrz, prezydent), w powiatach i województwach – zarząd.
Samorządy mają sporą dowolność w zakresie wyboru przedmiotu konkursu (choć musi się on wpisywać w katalog ich zadań), dzięki czemu mogą przyznać dotacje na projekty odpowiadające na realne lokalne potrzeby i uwzględniające specyfikę lokalnych organizacji i innych uprawnionych podmiotów. Zlecanie realizacji zadań publicznych obejmuje w pierwszej kolejności zadania priorytetowe, które określone są w rocznym programie współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami uprawnionymi.
Otwarty konkurs ofert ogłasza się w Biuletynie Informacji Publicznej, na internetowej stronie Powiatu oraz na tablicy ogłoszeń Starostwa Powiatowego, a w przypadku zadań realizowanych przez powiatową jednostkę organizacyjną dodatkowo na stronie tej jednostki.
Ogłoszenie o konkursie może się ukazać także w prasie (lokalnej lub regionalnej), ale nie jest to obowiązkowe.
Ogłoszenie o konkursie publikuje się z co najmniej 21-dniowym wyprzedzeniem (od daty opublikowania ostatniego ogłoszenia).
Ogłoszenie o konkursie zawiera informacje o rodzaju zadania, które ma być finansowane/dofinansowane, wysokości środków publicznych przeznaczonych na realizację tego zadania, terminie składania ofert - którego nie można przekroczyć, zasadach przyznawania dotacji, terminach i warunkach realizacji zadania, trybie i kryteriach wyboru ofert, zrealizowanych w roku ogłoszenia otwartego konkursu ofert i w roku poprzednim zadaniach publicznych tego samego rodzaju i związanych z nimi kosztami.
Ofertę realizacji zadania publicznego należy sporządzić według wzoru określonego w rozporządzeniu Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057)
Od 2018 roku nabory ofert prowadzone są przy użyciu generatora ofert w systemie Witkac.pl.
Polecam instrukcję wypełniania formularza ofertowego dostępną w dziale: Druki i wzory formularzy.
Oferty złożone przez organizacje pozarządowe oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zwane dalej organizacjami, opiniują komisje konkursowe powołane uchwałą Zarządu Powiatu do oceny ofert z określonego zakresu zadań.
Oferty, przed przekazaniem do właściwej komisji konkursowej, podlegają ocenie formalnej przeprowadzonej przez pracowników właściwej komórki organizacyjnej.
Formalna i merytoryczna ocena ofert odbywa się na podstawie kart oceny, których wzory zostały określone uchwałą Zarządu i dostępne są w dziale: Druki i wzory formularzy. W przypadku zgłaszania ofert w oparciu o system informatyczny formularze są zgodne ze stosowanym systemem informatycznym. Zarząd Powiatu w ogłoszeniu o konkursie wskazuje obowiązujące kryteria, co uwzględnia się w formularzu systemu informatycznego.
Decyzję o wyborze ofert i o udzieleniu dotacji podejmuje Zarząd w formie uchwały, biorąc pod uwagę opinię właściwej komisji konkursowej.
Wyniki konkursu publikowane są niezwłocznie po wyborze ofert w Biuletynie Informacji Publicznej, na internetowej stronie Powiatu oraz na tablicy ogłoszeń Starostwa Powiatowego, a w przypadku zadań realizowanych przez jednostkę organizacyjną dodatkowo na stronie tej jednostki.
Każdy, w terminie 30 dni od dnia ogłoszenia wyników konkursu, może żądać uzasadnienia wyboru lub odrzucenia oferty.
Po ogłoszeniu wyników, bez zbędnej zwłoki, zawierane są ze zwycięskimi organizacjami umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego lub o powierzenie realizacji zadania publicznego.
Samorząd zlecający zadanie publiczne dokonuje kontroli i oceny realizacji zadania, a w szczególności:
Organizacje zobowiązane są do wyodrębnienia w ewidencji księgowej środków otrzymanych na realizację umowy.
Sprawozdanie z wykonania zadania publicznego należy sporządzić w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania publicznego. Od 2018 r. sprawozdania sporządzane są przy użyciu generatora wniosków Witkac.pl.
Wzory formularzy, w tym: wzór oferty realizacji zadania publicznego, ramowy wzór umowy oraz wzór sprawozdania z wykonania tego zadania, określone są w rozporządzeniu Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057), i dostępne są w dziale: Druki i wzory formularzy.
W dziele tym znajdują się również inne wzory formularzy wykorzystywane w postępowaniu konkursowym.
Dwie lub więcej organizacji może złożyć w konkursie ofertę wspólną. Możliwość taką przewiduje art. 14 ust. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
Oferta wspólna musi wskazywać, jakie działania podczas realizacji zadania publicznego będą wykonywać poszczególne organizacje oraz opisywać sposób reprezentacji organizacji składających ofertę wobec organu administracji publicznej.
Jeśli oferta złożona przez dwie lub więcej organizacji uzyska dofinansowanie, organizacje muszą zawrzeć ze sobą umowę, w której określone zostaną zadania i obowiązki każdej z nich podczas realizacji zadania publicznego. Umowę tę załącza się do umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego lub o powierzenie realizacji zadania publicznego.
Taką umowę najlepiej zawrzeć na etapie składania oferty do samorządu, by przy ewentualnym przyznaniu dotacji nie trzeba było prowadzić negocjacji z partnerem.
Organizacje składające ofertę wspólną ponoszą odpowiedzialność solidarną za zobowiązania zapisane w umowie o wsparcie realizacji zadania publicznego lub o powierzenie realizacji zadania publicznego.
Organizacja może również z własnej inicjatywy wystąpić z wnioskiem o realizację zadania publicznego, również takiego, które dotychczas realizowane jest przez Powiat w inny sposób. Jeśli Zarząd Powiatu uzna inicjatywę realizacji danego działania za celową, może ogłosić otwarty konkurs ofert (art. 12 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie).
