PROCEDURA DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH
ZARZĄDU POWIATU TCZEWSKIEGO
§ 1. 1. Do przyjmowania zgłoszeń upoważnieni są wyznaczeni przez Starostę Tczewskiego pracownicy Starostwa Powiatowego w Tczewie.
2. Upoważnieni pracownicy realizują zadania zapewniające sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez:
1) przyjmowanie zgłoszeń,
2) prowadzenie rejestru zgłoszeń,
3) dokonywanie wstępnej weryfikacji zgłoszenia,
4) prowadzenie korespondencji/komunikowanie się ze zgłaszającym,
5) spełnienie obowiązku informacyjnego wobec zgłaszającego, w szczególności potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz udzielenie odpowiedzi,
6) zapewnienie poufności osobie dokonującej zgłoszenia,
7) zapewnienie bezstronności prowadzonych postępowań.
§ 2. 1. Zgłoszenia naruszeń mogą być dokonywane poprzez następujące, poufne kanały:
1) pisemnie za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: naruszenia_zarzad@powiat.tczew.pl lub
2) pisemnie za pośrednictwem poczty tradycyjnej na adres: Starostwo Powiatowe w Tczewie, ul. Piaskowa 2, 83 - 110 Tczew z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie naruszenia - Zarząd Powiatu Tczewskiego ” lub,
3) ustnie poprzez odbycie rozmowy telefonicznej z upoważnionym pracownikiem bądź podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego na wniosek sygnalisty.
2. Wskazanym jest, aby zgłoszenia przesłane za pośrednictwem poczty elektronicznej miały postać zaszyfrowanego pliku. Hasło do otwarcia pliku zgłaszający przekazuje osobie upoważnionej do przyjęcia zgłoszenia telefonicznie, osobiście lub w oddzielnej wiadomości mailowej.
3. Zgłoszenia mogą mieć charakter:
1) jawny - gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia,
2) poufny - gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane te podlegają ochronie poufności: sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.
4. W przypadku braku wskazania charakteru zgłoszenia będzie ono traktowane jako poufne.
5. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:
1) dane osoby zgłaszającej, tj. imię i nazwisko, dane do kontaktu (adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej, lub numer telefonu),
2) datę i miejscowość sporządzenia zgłoszenia,
3) dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa,
4) opis zgłaszanych nieprawidłowości, czas i miejsce ich zaistnienia
6. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.
7. Zgłoszenie może zostać dodatkowo udokumentowane dowodami i wykazem świadków zdarzenia.
8. W celu usprawnienia procedury zaleca się wykorzystanie wzoru karty zgłoszenia, który stanowi załącznik do niniejszej procedury, jednak forma zgłoszenia nie ma wpływu na wszczęcie procedury.
9. Zgłoszenia naruszeń, które wpłyną w formie tradycyjnej nie są rejestrowane w Elektronicznym Systemie Obiegu Dokumentów, a pracownicy Biura Obsługi Klienta zobowiązani są do ich niezwłocznego przekazania osobom upoważnionym.
§ 3. 1. Zgłoszenia naruszeń rejestrowane są w Wydziale Rady, Zarządu i Rozwoju Powiatu.
W rejestrze zgłoszeń gromadzi się następujące dane:
1) numer zgłoszenia,
2) przedmiot naruszenia prawa,
3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do jej identyfikacji osób,
4) datę dokonania zgłoszenia,
5) informację o podjętych działaniach następczych,
6) informację o wydaniu zaświadczenia, o którym mowa w art. 38 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów,
7) datę zakończenia sprawy,
8) informację o niepodejmowaniu dalszych działań w przypadku, o który mowa w art. 40 ust. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów,
9) szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia - o ile organ publiczny posiada te dane.
2. Upoważniony pracownik, w ciągu 7 dni, wysyła potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, jeśli zgłaszający podał niezbędny do kontaktu adres.
3. Upoważniony pracownik, w porozumieniu z Przewodniczącym Zarządu, dokonuje analizy zgłoszenia celem ustalenia czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Zarządu Powiatu Tczewskiego. Jeśli nie, Przewodniczący przygotowuje projekt uchwały Zarządu Powiatu Tczewskiego w sprawie przekazania zgłoszenia według właściwości, mając na uwadze zapisy art. 34 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
4. Jeśli zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Zarządu Powiatu Tczewskiego, Przewodniczący przekazuje zgłoszenie członkom Zarządu, celem dokonania jego analizy oraz podjęcie stosownych działań.
5. Działania następcze prowadzone są bez zbędnej zwłoki, a ich wyniki przedstawiane są osobie dokonującej zgłoszenia, w terminie do 3 miesięcy od daty potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku niemożności przekazania potwierdzenia, w terminie do 3 miesięcy od upływu 7 dni od daty zgłoszenia.
6. Informacja o wynikach działań następczych przedstawiana jest w formie pisemnej, o ile osoba zgłaszająca naruszenie podała adres do kontaktu.
§ 4. 1. Zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu.
2. Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązani do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, nie mających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników oraz osób, których zgłoszenie dotyczy.
3. W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie może zostać uznane za:
1) zasadne - wówczas podejmowane są działania naprawcze lub zawiadamia się organy ścigania,
2) bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) - wówczas oddala się zgłoszenie.
4. W uzasadnionych przypadkach Zarząd, do rozpatrzenia zgłoszenia, może powołać niezależny zespół składający się z pracowników Starostwa Powiatowego w Tczewie i/lub ekspertów zewnętrznych.
§ 5. 1. Ochronie podlegają osoby, które dokonały zgłoszenia i osoby, które pomagały w dokonaniu zgłoszenia, jeśli zgłoszenie zostało uznane za zasadne lub jeśli osoby te, w ich przekonaniu, działały w dobrej wierze, tj. miały podstawę sądzić, że posiadane przez nie informacje obiektywnie uprawdopodabniają zgłaszane nieprawidłowości.
2. Osoby, o których mowa w ust. 1 podlegają ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.
3. Osobę dokonującą zgłoszenia należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jej tożsamości stanie się konieczne, np. gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
§ 6. Przepisy niniejszej procedury podlegają przeglądowi nie rzadziej niż raz na trzy lata.
