PROCEDURA DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W STAROSTWIE POWIATOWYM W TCZEWIE
§ 1. 1. Do przyjmowania zgłoszeń upoważnieni są wyznaczeni pracownicy Wydziału Rady, Zarządu i Rozwoju Powiatu.
2. Wydział Rady, Zarządu i Rozwoju Powiatu realizuje zadania zapewniające sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez:
1) przyjmowanie zgłoszeń,
2) prowadzenie rejestru zgłoszeń,
3) dokonywanie wstępnej weryfikacji zgłoszenia,
4) prowadzenie korespondencji/komunikowanie się ze zgłaszającym,
5) spełnienie obowiązku informacyjnego wobec zgłaszającego, w szczególności potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz udzielenie odpowiedzi,
6) zapewnienie poufności osobie dokonującej zgłoszenia,
7) zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych postępowań,
8) prowadzenie kampanii informacyjnej wśród pracowników zmierzającej do utrwalenia pozytywnego postrzegania działań w zakresie zgłoszeń oraz propagowania postawy obywatelskiej odpowiedzialności.
§ 2. 1. Zgłoszenia naruszeń dokonywane mogą być poprzez następujące, poufne kanały zgłoszeń:
1) pisemnie za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: naruszenia@powiat.tczew.pl lub
2) pisemnie za pośrednictwem poczty tradycyjnej na adres: Starostwo Powiatowe w Tczewie, ul. Piaskowa 2, 83-110 Tczew z dopiskiem na kopercie: „Zgłoszenie naruszenia - do rąk własnych dyrektora Wydziału Rady, Zarządu i Rozwoju Powiatu” lub,
3) ustnie poprzez odbycie rozmowy telefonicznej z upoważnionym pracownikiem Wydziału Rady, Zarządu i Rozwoju Powiatu bądź podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego na wniosek sygnalisty.
2. Wskazanym jest, aby zgłoszenia przesłane za pośrednictwem poczty elektronicznej miały postać zaszyfrowanego pliku. Hasło do otwarcia pliku zgłaszający przekazuje osobie upoważnionej do przyjęcia zgłoszenia telefonicznie, osobiście lub w oddzielnej wiadomości mailowej.
3. Zgłoszenia mogą mieć charakter:
1) jawny - gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia,
2) poufny - gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane te podlegają ochronie poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.
4. W przypadku braku wskazania charakteru zgłoszenia, zostanie ono traktowane jako poufne.
5. Oprócz pracowników zatrudnionych w Starostwie Powiatowym w Tczewie, zgłoszeń mogą dokonywać m.in.:
1) byli pracownicy,
2) osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy,
3) członkowie organów,
4) wolontariusze,
5) stażyści,
6) osoby pracujące pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy i dostawcy,
7) osoby, których stosunek pracy ma zostać dopiero nawiązany w przypadku, gdy informacje na temat naruszeń uzyskano w trakcie procesu rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
§ 3. 1. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:
1) dane osoby zgłaszającej, tj. imię i nazwisko, miejsce zatrudnienia, adres do kontaktu (adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej),
2) datę i miejscowość sporządzenia zgłoszenia,
3) dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa,
4) opis zgłaszanych nieprawidłowości, czas i miejsce ich zaistnienia.
2. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.
3. Zgłoszenie może zostać dodatkowo udokumentowane dowodami i wykazem świadków zdarzenia.
4. W celu usprawnienia procedury zaleca się wykorzystanie wzoru karty zgłoszenia, który stanowi załącznik do niniejszej procedury, jednak forma zgłoszenia nie ma wpływu na wszczęcie procedury.
5. Zgłoszenia naruszeń, które wpłyną za pośrednictwem poczty tradycyjnej nie są rejestrowane w Elektronicznym Systemie Obiegu Dokumentów, pracownicy Biura Obsługi Klienta obowiązani są przekazać je niezwłocznie do dyrektora Wydziału Rady, Zarządu i Rozwoju Powiatu bądź w przypadku nieobecności dyrektora innemu upoważnionemu pracownikowi Wydziału.
§ 4. 1. Zgłoszenia naruszeń rejestrowane są w Wydziale Rady, Zarządu i Rozwoju Powiatu. W rejestrze zgłoszeń gromadzi się następujące dane:
1) numer zgłoszenia,
2) przedmiot naruszenia prawa,
3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do indetyfikacji tych osób,
4) adres do kontaktu sygnalisty,
5) datę dokonania zgłoszenia,
6) informację o podjętych działaniach następczych,
7) datę zakończenia sprawy.
2. Upoważniony pracownik Wydziału Rady, Zarządu i Rozwoju Powiatu w ciągu 7 dni wysyła potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, jeśli zgłaszający podał niezbędny adres do kontaktu.
3. Upoważniony pracownik Wydziału Rady, Zarządu i Rozwoju Powiatu dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia, a następnie, po konsultacji ze Starostą, podejmuje dalsze działania następcze.
4. Działania następcze prowadzone są bez zbędnej zwłoki, a ich wyniki przedstawiane są osobie zgłaszającej naruszenie w terminie do 3 miesięcy od daty potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku niemożności przekazania potwierdzenia, w terminie do 3 miesięcy od upływu 7 dni od daty zgłoszenia.
5. Informacja o wynikach działań następczych przedstawiana jest w formie pisemnej, o ile osoba zgłaszająca naruszenie podała adres do kontaktu.
§ 5. 1. Zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu.
2. Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązani do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, nie mających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których zgłoszenie dotyczy.
3. W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie może zostać uznane za:
1) zasadne - wówczas podejmowane są działania naprawcze lub zawiadamia się organy ścigania,
2) bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) - wówczas oddala się zgłoszenie.
4. W uzasadnionych przypadkach Starosta, do rozpatrzenia zgłoszenia, może powołać niezależny zespół składający się z pracowników Starostwa Powiatowego w Tczewie (nie będących pracownikami Wydziału Rady, Zarządu i Rozwoju Powiatu) i/lub ekspertów zewnętrznych.
§ 6. 1. Ochronie podlegają osoby, które dokonały zgłoszenia i osoby, które pomagały w dokonaniu zgłoszenia, jeśli zgłoszenie zostało uznane za zasadne lub jeśli osoby te, w ich przekonaniu, działały w dobrej wierze, tj. miały podstawę sądzić, że posiadane przez nie informacje obiektywnie uprawdopodabniają zgłaszane nieprawidłowości.
2. Osoby, o których mowa w ust. 1 podlegają ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.
3. Osobie dokonującej zgłoszenie oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia pracodawca zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników.
4. Zapewniając ochronę, o której mowa w ust. 1 pracodawca, w szczególności:
1) podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności danych, ochronę tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego, jak i po jego zakończeniu, z zastrzeżeniem ust. 6,
2) doprowadza do ukarania, zgodnie z Regulaminem pracy pracowników, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych, względem osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia,
3) zobowiązuje upoważnionych pracowników Wydziału Rady, Zarządu i Rozwoju Powiatu do stałego monitorowania sytuacji kadrowej osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia w czasie trwania postępowania i przez okres do 12 miesięcy po jego zakończeniu; monitorowanie obejmuje analizę uzasadnienia wszelkich wniosków bezpośrednich przełożonych osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia dotyczących zmiany ich sytuacji prawnej i faktycznej w ramach stosunku pracy.
5. Działania, o których mowa w ust. 4 pkt 1 obejmują przede wszystkim:
1) ograniczenie dostępu do informacji wyłącznie dla osób upoważnionych w ramach postępowania wyjaśniającego, a także procesu zapewnienia ochrony osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia,
2) odebranie od osób upoważnionych do dostępu do informacji pisemnych oświadczeń o zobowiązaniu do zachowania w poufności informacji pozyskanych w postępowaniu wyjaśniającym lub w procesie ochrony osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia,
3) ukarania osób, którym udowodnione zostało, że nie dotrzymały zobowiązania, o którym mowa powyżej, zgodnie z Regulaminem pracy.
6. Osobę dokonującą zgłoszenia należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jej tożsamości stanie się konieczne, np. gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
§ 7. Zachęca się pracowników oraz osoby, o których mowa w §2 ust. 4 do dokonywania w pierwszej kolejności zgłoszeń wewnętrznych, jednocześnie pracodawca informuje, że zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo do organu publicznego z pominięciem procedury przewidzianej w niniejszym dokumencie.
§ 8. Kierownicy komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Tczewie współpracują z Wydziałem Rady, Zarządu i Rozwoju Powiatu w zakresie:
1) monitorowania przestrzegania zasad postępowania przez podległych pracowników,
2) udzielania wyjaśnień okoliczności zdarzeń opisanych w zgłoszeniu,
3) zapewnienia w podległej komórce organizacyjnej warunków sprzyjających wczesnemu wykrywaniu i usuwaniu nieprawidłowości.
§ 9. Przepisy niniejszej procedury podlegają przeglądowi nie rzadziej niż raz na trzy lata.
